高校檔案網(wǎng)站設計, 包括檔案網(wǎng)站布局、檔案文字排版、導航圖片位置設定等內容, 網(wǎng)站功能的統一設置有利于高校檔案網(wǎng)站的維護與更新, 減少缺乏檔案館技術(shù)人員帶來(lái)的問(wèn)題。因此, 高校檔案網(wǎng)站的欄目設置多采取常用的設置模式, 包含高校檔案部門(mén)簡(jiǎn)介、法律法規、業(yè)務(wù)指導、服務(wù)指南和聯(lián)系方式等內容, 網(wǎng)站欄目個(gè)性化設置不突出。例如, 廈門(mén)大學(xué)檔案館網(wǎng)站的主導航設置簡(jiǎn)潔, 包括首頁(yè)、黨建工作、預約、通知通告、工作動(dòng)態(tài)、規章制度、業(yè)務(wù)指導、校史編研和自介等欄目, 雖然可以展示檔案工作的基本情況, 但無(wú)法充分展現學(xué)校歷史, 一些個(gè)性化服務(wù)仍存在改進(jìn)空間。福州大學(xué)的檔案館網(wǎng)站設有本館概況、法規政策、業(yè)務(wù)指導、學(xué)籍查詢(xún)、資料下載和網(wǎng)上展覽館等欄目, 網(wǎng)頁(yè)布局簡(jiǎn)潔, 種類(lèi)全面, 有通知通告、工作動(dòng)態(tài)、規章制度和業(yè)務(wù)指導等主要業(yè)務(wù)情況介紹, 向廣大師生和社會(huì )公眾集中宣傳和介紹福州大學(xué)檔案館的工作內容與服務(wù)范圍。但其學(xué)籍查詢(xún)功能仍在建設中, 無(wú)法實(shí)現將檔案管理軟件中的相關(guān)認證信息直接發(fā)布到高校檔案網(wǎng)站上。同時(shí), 高校檔案網(wǎng)站建設目前還普遍存在檢索功能不完善的問(wèn)題, 雖然檔案網(wǎng)站能有效查出檔案資源中包含的信息, 但全文檢索和站內檢索功能還不夠完善。
資源建設是高校檔案網(wǎng)站建設的重要內容, 也是衡量高校檔案網(wǎng)站建設質(zhì)量的重要指標。目前, 許多高校檔案網(wǎng)站的內容資源相對單一, 大部分都是檔案機構設置、工作制度和工作動(dòng)態(tài)等內容, 在開(kāi)發(fā)具有學(xué)校特色的網(wǎng)站內容資源上還有待加強, 缺少有關(guān)學(xué)校發(fā)展過(guò)程的視頻、音頻等多媒體檔案;學(xué)校辦學(xué)過(guò)程中有價(jià)值的歷史記載原文;學(xué)校珍貴的實(shí)物檔案 (領(lǐng)導題詞、牌匾) 和歷史照片 (老校門(mén)、歷屆校友合影) 等內容。此外, 一些高校檔案網(wǎng)站的內容更新不及時(shí), 這直接影響了檔案網(wǎng)站內容資源的豐富程度。例如, 廈門(mén)大學(xué)檔案網(wǎng)站信息的更新滯后, 不能很好地反映檔案館藏數量、機構設置和人員配置的動(dòng)態(tài)變化;福州大學(xué)檔案網(wǎng)站業(yè)務(wù)指導的內容更新不及時(shí), 且網(wǎng)站上還缺少最新的檔案管理規范和相關(guān)檔案政策法規的介紹。
檔案網(wǎng)站響應速度和日常維護是高校檔案網(wǎng)站良性運行的重要指標, 也是高校檔案網(wǎng)站質(zhì)量的重要體現。目前, 由于高校檔案部門(mén)缺少專(zhuān)業(yè)的計算機管理人員, 所以高校檔案網(wǎng)站存在運行維護不及時(shí)、不到位的情況。網(wǎng)站運行維護人員沒(méi)有定期對高校檔案網(wǎng)站上所有的網(wǎng)頁(yè)鏈接進(jìn)行測試和檢查, 致使檔案網(wǎng)站出現網(wǎng)頁(yè)打不開(kāi)或者鏈接無(wú)法使用的問(wèn)題;未及時(shí)完善服務(wù)器性能, 或對檔案網(wǎng)站的頁(yè)面代碼精簡(jiǎn)不夠, 使網(wǎng)站的頁(yè)面響應速度較慢, 檔案網(wǎng)站的整體響應時(shí)間偏長(cháng), 影響閱讀者的進(jìn)程;沒(méi)有不定期地對檔案網(wǎng)站各種導航鏈接進(jìn)行調試, 使導航查詢(xún)的運行時(shí)間較長(cháng), 查詢(xún)速度緩慢;檔案網(wǎng)站的安全動(dòng)態(tài)巡檢不及時(shí), 使網(wǎng)站存在安全漏洞, 增大了高校檔案網(wǎng)站受黑客攻擊的風(fēng)險。
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